Die digitale Projektwoche – Tools, Tipps und Tricks für ein effektives virtuelles Arbeiten in (Projekt-)Teams

Seit Wochen sitzen wir zu Hause, soziale Kontakte sind eingeschränkt, die „normale“ Zusammenarbeit im Team erfolgt anders. Heute teilen wir unsere Erfahrungen aus dem letzten Monat mit euch: Wie sieht eine typische digitale (Projekt-)Woche bei perXoom aus? Was sind hilfreiche Methoden und Tools, um die Herausforderung der virtuellen Zusammenarbeit in einem (Projekt-)Team zu meistern?

Eine Woche = ein Sprint

Sprintplanung: Eine Woche ist für uns ein „Sprint“, in Anlehnung an die Scrum-Methode. Wir starten daher am Montag mit einem gemeinsamen Plan für die Woche: Unsere Aktivitäten planen wir mit dem gesamten Team (6 Personen). Die anstehenden (Projekt-)aufgaben bzw. Anforderungen werden im Vorfeld priorisiert und in einer eindeutigen Reihenfolge geordnet (unser Backlog entsteht). Danach werden die Einträge aus dem Backlog selektiert, die in der Woche fertiggestellt werden.

Abstimmung und Transparenz: Zur Unterstützung legen wir uns ein Teamboard an (in Anlehnung an der Kanban-Methode). In diesem Teamboard sind die priorisierten Aufgaben und ihr aktueller Status zu sehen – ob sie sich in Bearbeitung befinden, bereits fertig sind oder ein Review benötigen. Jeden Morgen führen wir ein kurzes Online-Meeting (Daily Meeting, 15min) durch, in dem wir uns gegenseitig ein Status-Update geben: Welche Aufgaben wurden am vorherigen Tag erledigt, welche Aufgaben stehen für den nächsten Tag an, wo sind Probleme aufgetreten, wo brauche ich Hilfe von einer anderen Person aus dem Team. Der Arbeitsfortschritt und die Abhängigkeiten werden so für alle transparent.

Review: Nicht alle Aufgaben, die erledigt werden, benötigen ein Review von anderen Teammitgliedern. Sollte das aber der Fall sein, werden die Teammitglieder direkt über die Erledigung einer Aufgabe informiert und können sich das Ergebnis anschauen. Diese Information erfolgt in den meisten Fällen mehrmals am Tag. Ein abschließender Review und Priorisierung der Aufgaben für die neue Woche findet am Freitag statt.

Tools:

Video-Konferenzen: Jedes der oben angesprochenen Meetings wird mit einem Video-Tool unterstützt. Am häufigsten nutzen wir Zoom, da es eine sehr kostengünstige und intuitive Lösung ist. Andere Tools, mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben sind GoToMeeting und Microsoft Teams.

Kommunikation: im Team kommunizieren wir meistens mit Slack miteinander. Dieses Tool hat für unsere interne Teamkommunikation vollständig die E-Mails abgelöst. Außerhalb des Teams und damit für Kommunikation nach außen nutzen wir weiterhin E-Mails und für aktuelle Posts, Ankündigungen, etc. die sozialen Netzwerke.

Arbeitsfortschritt: Das Tool unserer Wahl bei der Abbildung von den Kanban-Boards ist Trello. Extrem intuitiv und nutzerfreundlich, auch das Preismodell ist für kleinere Unternehmen besonders gut geeignet. Alternative Tools zu Trello sind z. B. Microsoft Teams, Jira oder  weitere Projektmanagement-Tools, die ein Kanban-Board abbilden können.

Kollaboration und Datenablage: Wir setzen hier auf die Cloud-Lösung der Telekom. Die Magenta Cloud kann man in den Windows Explorer verankern. Alle Dokumente, Präsentationen, Fotos, Tabellen und sonstige Dateien liegen verschlüsselt ab. Ähnliche Cloud-Lösungen werden auch von vielen anderen Dienstleistern angeboten. Wichtig ist, dass es eine Möglichkeit für die Teammitglieder gibt, gemeinsam an Dokumenten unterschiedlicher Art zu arbeiten.

Teamgefühl

Zugegeben, es ist nicht einfach eine Teamdynamik online zu entwickeln. Einzelne Mitglieder von unserem Team haben den Rest des Teams noch nie persönlich getroffen. Ihre Vorstellungsgespräche und Einarbeitung in die jeweiligen Rollen und Aufgabenfelder sind vollständig online erfolgt. Folgende Praktiken helfen uns dabei, ein Gefühl der Zugehörigkeit zu entwickeln und zu etablieren:

  • Wenn möglich werden alle Online-Meetings mit Video durchgeführt. Das verringert die „Distanz“, im Vergleich zu reinen Audio-Konferenzen.
  • Meetings in der großen Runde, also mit allen Teammitgliedern, werden möglichst kurz und effizient gehalten.
  • Abstimmungen zwischen einzelnen Personen finden auch als Video-Konferenz oder Telefonaten statt. Wir vermeiden lange Mails oder Chats.
  • Verständnis haben: Dank der Arbeit von zuhause erfährt man häufig viel über das „wahre Leben“ unserer Kolleginnen und Kollegen. Und man bekommt oft „kritische“ Situationen mit – einen Wasserschaden in der Küche, ein Bobby-Car-Rennen für den Großen Preis von Bad Homburg oder einen Internetausfall, weil das ganze Wohngebiet am Montagvormittag in einer Videokonferenz steckt. Ein 8-stündiger Arbeitstag von 9 bis 17 Uhr ist nur für die wenigsten von uns organisierbar, daher sollten wir füreinander Verständnis haben.
  • Entscheidungen gemeinsam treffen: Ob ein neuer Kollege eingestellt wird, welche nächsten Features entwickelt werden, worauf wird der Fokus im Marketing und Vertrieb gesetzt – wichtige Meilensteine werden im Team besprochen und entschieden.
  • Online-Events organisieren: Das gemeinsame Grillen auf der Büroterrasse fällt aus. Dafür kann man sich zu einer online Playstation-Runde, einem online-Bier oder zum gemeinsamen online- Workout verabreden.

Mehr erfahren

Falls ihr mehr zu den einzelnen Methoden und Tools lernen wollt, dann schaut euch unsere LernBox Digitale Zusammenarbeit in (Projekt-)Teams leicht gemacht! an. Hier haben wir weiterführende kostenfreie Inhalte zusammengestellt – zu den methodischen Grundlagen, an denen wir uns orientieren, zu hilfreichen Tools und zu Blogs und Podcasts mit interessanten Praxisberichten aus der Welt der virtuellen Zusammenarbeit. Noch mehr spannende, für euch individuell gefilterte Lerninhalte entdeckt ihr auf unserer Plattform.